Gérer les affectations de vos licences à vos utilisateurs

Affecter un utilisateur à une licence (bénéficier des modules BatiScript)

Contexte


Une fois que vos utilisateurs sont invités à votre espace, ou lorsque des utilisateurs viennent juste de confirmer votre invitation à les rejoindre, Il est nécessaire de les affecter à vos licences.

Vos utilisateurs peuvent se connecter au logiciel BatiScript, application BatiScript etc, mais s'ils n'ont accès à aucun module ni chantier en ouvrant nos plateformes, c'est qu'il vous reste des étapes, à effectuer

Étapes à réaliser

Cas 1 - Licences de type "Acquisition" ou "Droit d'accès"

Vous avez acheté une licence BatiScript de type Acquisition ou vous avez souscrit un abonnement à BatiScript mais dans les deux cas avec un nombre de module défini.
Dans ce cas vous trouverez vos licences dans l'onglet appelé "Acquisition et droits d’accès". Exemple :



Comme sur la capture ci-dessous, vous pouvez visualiser l'ensemble des licences actuellement en votre possession. Ainsi que les utilisateurs qui en bénéficient.

Pour affecter une de ces licences à l'un de vos utilisateurs
Au niveau de la licence souhaitée, cliquez sur le bouton :

Attention, si vous n'avez pas ce bouton de disponible, cela signifie que la quantité d'utilisateurs pour la licence concernée est atteinte. Soit vous devez switcher avec un collègue en cliquant sur la croix ici :

Puis cliquer sur le bouton  pour affecter un de vos nouveaux.elles utilisateurs.trices.
Sinon, il faut agrandir la quantité d'utilisateurs possible avec votre référent commercial BatiScript.

Dans la fenêtre qui s'affiche, vous pouvez visualiser l'ensemble de vos utilisateurs qui ont déjà confirmé vos invitations et créé leurs comptes BatiScript. 
A savoir : y compris ceux que vous venez d'inviter même si leur invitation n'a pas été encore acceptée

Dans la colonne "Modules" , si des modules apparaissent c'est que l'utilisateur en question dispose déjà d'une licence pour le/les module(s) indiqués.
➡ Cela signifie qu'ils sont déjà affectés, soit à une licence dans votre entreprise, ou dans une autre (prestataire externe client chez nous).
👁️‍🗨️ Une fois l'utilisateur ajouté, vous pouvez visualiser les détails de son affectation en cliquant sur au bout de chaque ligne.

Quand vous cliquez sur une Licence également :

Il est possible de préciser si vous souhaitez partager votre licence :

Voir le détail sur la notion de Licence Partagée dans l'article sur le vocabulaire.

Cas 2 - Licence dite "Au Chantier"

Vous avez souscrit une licence pour un chantier particulier ? 
Rappel : la licence au chantier a la même durée de vie que votre chantier et s'expire à sa fin (pouvant aller jusqu'à la livraison des clés).

Depuis l'onglet "Licence au chantier" vous allez pouvoir attribuer comme précédemment, des utilisateurs à l'accès à un chantier et aux modules qui ont été définis dans votre contrat. Exemple : 


Depuis l'onglet "Licence au chantier", vous retrouvez l'ensemble de vos licences ainsi que le chantier associé à chacune de vos licences.

Il se peut que vous ayez acheté un certain nombre de licences au chantier mais que vous n'avez pas encore défini pour quel chantier cette licence concernera, ou bien il y a eu des désaffectations et il y a des emplacements (licences) de libre à relier à un chantier (Voir image ci-dessous).

Dans ce cas, il est possible d'affecter un Chantier à une des licences, alors que 2 chantiers sont déjà attribués aux deux autres licences.
Explication : vous avez un chantier n°4, si vous souhaitez que des utilisateurs n'aient accès qu'A CE CHANTIER UNIQUEMENT et puisse bénéficier QUE des modules Diag Audit, Montage, Maquette 3D, Grille de Cotation & Documents/Armoire à plan, vous pouvez quitter sur le bouton "Affecter un chantier" puis comme d'habitude, affecter des utilisateurs ensuite à cette licence définie au chantier n°4.



La quantité : pour tous les types de licences confondus, cela signifie le nombre max d'utilisateurs que vous pouvez affecter à chaque licence. Quand c'est marqué "0" en rouge, il n'y a plus de place.
➡ Dans ce cas-ci, soit vous devez switcher avec un utilisateur dedans, soit demander à votre référent commercial BatiScript de vous procurer plus de place.
Attention, affecter des utilisateurs via le Serveur de Licence à des Licences au chantier ne leur octroie pas l'accès aux chantiers sur le logiciel et application mobile BatiScript.
Il faut comme d'habitude également, pour le cas des utilisateurs en statut "Utilisateurs"; les affecter à leurs chantiers sur BatiScript Web.

Cas 3. Licence Sous-traitant

La licence sous-traitant vous permet de donner accès à des utilisateurs qui ne verront que les non-conformités qui les concerneront.
Ils auront un accès limité et des droits de modifications limités liés à la levée de réserves dans les modules OPR, Livraisons/Garanties ou encore Diag'Audit.

Ceux-ci ne pourront également utiliser que l'application mobile BatiScript et pas le logiciel Windows.
Une Licence sous-traitant peut très bien être une licence prise en "Acquisition" ou par abonnement.
De même, une Licence sous-traitant peut être affiliée à une Licence au chantier, c'est-à-dire que sa durée de vie sera égale à la durée de vie de votre chantier.

Explications : vous êtes l'entreprise A et vous souhaitez partager un espace avec un chantier avec un sous-traitant d'une entreprise B.
🔹Soit vous achetez une Licence sous-traitant chez nous, que vous prenez en Acquisition ou abonnement ou liée à une Licence au chantier que vous faites bénéficier à votre collaborateur interne (vous l'invitez à votre espace et vous l'affectez à cette Licence chez vous)
🔹Soit l'entreprise B achète une Licence sous-traitant BatiScript à son nom et rend sa licence "partagée" afin que quand vous invitiez l'utilisateur sous-traitant à votre organisation, espace et chantier, il puisse avoir accès au projet de l'entreprise A. Rappel sur le partage de la licence : Le partage de licence : accéder à plusieurs espaces d'entreprises


Cas 4. Licences Back-Office

Ces licences donnent accès à tous les modules, uniquement sur le logiciel PC Windows BatiScript, excepté le module 3D.




Attention, vous devrez toujours affecter vos utilisateurs internes à des Licences afin qu'ils puissent profiter des modules BatiScript. Il en est de même pour vos utilisateurs externes, ou bien ils utilisent leurs propres Licences via leur espace et les rendre partagées.